Gruppaktivitet

Skapa en handlingsplan

I den här aktiviteten får ni stöd att på ett strukturerat sätt utforma en handlingsplan för de områden som ni reflekterade över i skyddsronden.

Under följande sex steg kommer ni tillsammans fastställa vad ni vill uppnå, hur arbetet ska genomföras, när det ska ske och hur arbetet ska följas upp. Under aktivitetens gång fyller ni löpande på delarna i pdf-filen som ni skapade i skyddsronden. Pdf-filen utvecklas sedan till er färdigställda handlingsplan när den här aktiviteten är avslutad.

Cirka 15 minuter

Prioritera resultatet från skyddsronden

I det här steget ska ni prioritera vilka problem som behövs lösas i första hand och vilka risker som först behövs förebyggas. Ni ska också lista vad som fungerar bra, för att kunna bevara och förstärka dessa delar.

Gör så här:

  • Se över pdf-filen med era svar från skyddsronden.
  • Fundera över hur mycket tid och resurser ni har för att åtgärda problemen eller förebygga riskerna.
  • Allvarliga risker ska åtgärdas omedelbart.
  • Mindre allvarliga frågor som kan hanteras snabbt och enkelt åtgärdas direkt. Övriga frågor som är viktiga behöver planeras in i verksamhetens handlingsplan.
  • Välj ut ett lämpligt antal frågor att jobba vidare med.  Välj inte fler än ni tror att ni har möjlighet att hantera på ett år. Det är bättre att lösa ett mindre antal frågor än att vara för ambitiös och inte komma i mål.
  • Prioritera efter exempelvis hur många medarbetare som påverkas, hur ofta det digitala systemet används eller hur allvarligt problemet är.

Cirka 15 minuter

Hur ser det ut hos er?

Hur ser era problem och styrkor ut?

Gör så här:

  • I pdf-filen beskriver ni problemen och styrkorna som ni har prioriterat.
  • Fortsätt med att reflektera över hur ni kan åtgärda problemen och förstärka dessa styrkor.
  • I pdf-filen finns stöd för att formulera åtgärder till respektive fråga och även hjälp för att förstärka era styrkor.

Cirka 15 minuter

Beräkna resurser

Oavsett om aktiviteterna kan genomföras snabbt och enkelt eller kräver ett mer omfattande arbete behöver ni tänka igenom vilka resurser som finns. Resurser kan innebära både personer, kompetenser, kostnader och tid för att utföra de prioriterade aktiviteterna.

Dialog

  • Finns det tillräckligt med personal för att genomföra det vi önskar?
  • Krävs det någon speciell kompetens?
  • Medför det några kostnader?
  • Finns det möjlighet att avsätta tid för arbetet?
  • Behövs det några andra nödvändiga resurser?

Cirka 5 minuter

Utse ansvarig

Utse en person som ansvarig. Personen som ansvarar för att aktiviteterna genomförs och följs upp bör ha mandat att driva frågan eller lösa uppgiften, men behöver inte nödvändigtvis vara den som utför. Det kan t.ex. handla om att vidarebefordra fråga till en leverantör eller inom verksamheten.

Dialog

  • Vilka har mandat att se till att aktiviteterna prioriteras, genomförs och följs upp?
  • Fyll i namnen på de som ska ansvara för aktiviteterna  i pdf-filen.

Cirka 5 minuter

Gör en tidplan

Genom att planera tiden realistiskt kan ni enklare utföra varje steg som krävs för att nå målet och den önskade effekten.

Dialog

  • Hur lång tid uppskattar ni att arbetet kommer ta?
  • Ange datum för när aktiviteterna ska vara avklarade.

Cirka 5 minuter

Uppföljning och återkoppling

Det sista steget är att planera hur uppföljningen och återkopplingen ska genomföras. Det är en viktig del av arbetet att reflektera över hur arbetet har gått.

Dialog

  • När ska ni följa upp arbetet? Sätt ett datum för uppföljning av aktiviteterna.
  • Hur ska uppföljningen genomföras?

Bra jobbat!

Nu har ni skapat en handlingsplan och tagit beslut om hur ni ska arbeta vidare för en bättre digital arbetsmiljö. Berätta vad handlingsplanen innehåller för arbetsgruppen vid nästa arbetsplatsträff. Ni kan också berätta om era planerade aktiviteter för andra chefer eller kollegor, för kanske har de liknande problem som ni?