Tips:

Arbetsuppgifterna i ett digitalt system kräver att medarbetarna interagerar med systemet, exempelvis genom att klicka sig fram mellan olika fönster eller svara på meddelanden. Användarna ska inte behöva klicka många gånger eller scrolla länge i menyerna – det kan innebära både en fysisk och kognitiv belastning.

Om ni upptäckt brister i systemen, kan de behöva utredas med hjälp av en expert, t.ex. inom människa-dator-interaktion. Diskutera dem med leverantören eller utvecklaren. Kontrollera om det finns några passande arbetsbesparande genvägar eller andra sätt att förenkla arbetsuppgiften. Kanske går delar av processen att automatisera? På kort sikt kan användningen av systemet rotera mellan fler personer för att minska risken för belastningar.

Tips:

Om medarbetarna behöver växla mellan flera separata digitala system för enskilda arbetsuppgifter – till exempel läsa data från ett system för att manuellt föra över dem till ett annat – är risken hög för en onödig kognitiv belastning.

Om fler än ett system används för olika moment i samma arbetsuppgift, kan det behöva utredas med hjälp av en expert, t.ex. inom människa-dator-interaktion. Diskutera med leverantören eller utvecklaren. På kort sikt kan ni se över arbetsuppgifterna och försöka minimera behovet att växla mellan olika system.

Tips:

Det ska vara lätt att hitta stöd och relevant information. De digitala systemen behöver god överblick och bra sökfunktioner.

Diskutera eventuella brister med en expert på människa-dator-interaktion hos er leverantör eller utvecklare. Ni kan också kartlägga de vanligaste arbetsflödena för att förstå var problemen finns för användarna. På kort sikt kan organisatoriska förändringar göras, som exempelvis rotera uppgiften mellan flera personer.

Tips:

Det är mänskligt att göra fel och det är lätt hänt även i digitala system. Därför är det viktigt att det enkelt går att rätta till misstag, som exempelvis felaktiga inmatningar.

Kan ni inte korrigera misstag som ni önskar behöver ni ha en dialog med personen på arbetsplatsen som ansvarar för systemet eller med er leverantör. När nya system köps in bör det ingå i kraven från början, annars bör ni ställa kravet inför nästa uppdatering.

Tips:

Ett kortkommando, exempelvis ctrl+U, kan betyda olika saker i olika digitala system. Om skilda system använder identiska kommandon eller symboler för olika saker är risken stor att medarbetare blandar ihop dem. Framför allt när ni behöver växla snabbt mellan systemen eller ena systemet används oftare än ett annat.

Det bästa är förstås om systemen inte har samma kortkommandon eller symboler för olika funktioner. Detta går att påverka vid uppdateringar och inköp. På kort sikt kan en lösning vara att samma person inte arbetar i olika system, utan varje medarbetare ansvarar för ett system.

Tips:

Om en medarbetare behöver komma ihåg för många lösenord eller är tvungen att ändra lösenorden ofta, kan det innebära en belastning på minnet.

Att hantera många lösenord innebär en belastning på minnet och om de skrivs ner innebär det en säkerhetsrisk. Om lösenorden behöver bytas ofta tar det tid från arbetsuppgifterna och även det blir en belastning för minnet. Undersök om det finns möjlighet att installera lösenordshanterare.

Tips:

Det kan ta tid att lära sig ett nytt system. Det är viktigt att det finns goda förutsättningar för ett smidigt införande.

När nya system införs eller gamla system genomgår stora uppdateringar är det viktigt att medarbetarna får tillräckligt med tid för att lära sig systemet. För att underlätta processen är det bra om införandet är välplanerat och att extrapersonal sätts in för att stötta upp om det behövs.

Tips:

Det är viktigt att arbetsmiljöperspektivet finns med när nya system införs eller stora uppdateringar sker. Genom att utföra en riskbedömning kan ni förutse och förebygga risker i det digitala systemet som annars kan få stora negativa konsekvenser för verksamheten.

Arbetsmiljöperspektivet kan bevakas på olika sätt vid stora uppdateringar eller vid införandet av nya system.

Tips:

I systematiskt arbetsmiljöarbete ska en riskbedömning alltid göras när ändringar i verksamheten planeras. Arbetsgivaren ska bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Den är ett verktyg för att redan i förväg försöka förstå risker med ett system och därför kunna förebygga dem på ett bra sätt.

Genom att utföra en riskbedömning kan ni förutse och förebygga risker i det digitala systemet som annars kan få stora negativa konsekvenser för verksamheten.

Tips:

Den digitala arbetsmiljön är en viktig del av arbetsmiljön och behöver därför ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det behövs en rutin för hur ni återkommande undersöker hur medarbetare uppfattar sin digitala arbetsmiljö. Genom att återkommande använda ”verktyget” har ni kommit långt i att systematiskt undersöka och riskbedöma den digitala arbetsmiljön.

Tips:

Medarbetarna behöver veta vilken kompentens som krävs för att kunna hantera ett system. Medan detta tydliggörs kan det vara en god idé att samtidigt kartlägga medarbetarnas kompentens och sedan anpassa utbildningar därefter.

Tips:

Viss introduktionsutbildning för de digitala systemen behövs för alla som ska arbeta i dem. Oftast behöver medarbetarna tid för att bekanta sig med ett verktyg och för att kunna ställa relevanta frågor relaterade till sin egen arbetssituation.

För vissa system eller uppgraderingar kan det behövas en fördjupad utbildning och ibland räcker det med en genomgång på APT. Även efter införandet är det viktigt med återkommande träningstillfällen för att hitta effektiva arbetssätt. Det är oftast först en tid efter införandet som användarna i detalj förstår hur ett nytt system kan användas och förenkla ens arbetsuppgifter. Medarbetarna kan stötta varandra, så om det finns erfarna användare på arbetsplatsen kan de få en formell kompetenshöjande roll. Installera inbyggda hjälpfunktioner i de digitala systemen, såsom informativa guider. Ha beskrivningar och manualer som är tillgängliga även om systemet är nere.

Tips:

Skapa en rutin där ni undersöker utbildningsbehoven för de system som är viktiga i verksamheten. Planera utbildningar utifrån detta. Nya medarbetare behöver en genomgång av systemen för att kunna utföra sitt arbete utan att känna sig osäker.

Tips:

I de flesta arbeten är nu digitala enheter och system viktiga verktyg och att kunna hantera dem är en digital kompetens. Utvecklingsplanen är ett bra verktyg för att återkommande följa upp medarbetarnas digitala kompetens.

Arbetsgivaren har ett stort ansvar att säkerställa medarbetarnas kompetens. Utvecklingsplaner för medarbetarna är bra verktyg för att planera utbildningar till dem som bäst behöver. Medarbetarsamtalet kan vara ett bra forum för att ha en dialog om kompetens inom olika områden.

Tips:

Den digitala arbetsmiljön kan vara en punkt på dagordningen i verksamhetens årsplanering. I ”verktyget” finns delar som kan användas på APT för att öka kunskaperna om den digitala arbetsmiljön. Kontinuerliga dialoger kan ge värdefulla åsikter från medarbetare kring den digitala arbetsmiljön.