Skyddsrond för fungerande teknik

Starta aktiviteten med att titta på filmen. Därefter besvarar ni frågorna tillsammans. Klicka på glödlampan vid frågan om du behöver tips eller exempel på vad frågan handlar om.

Film - Cirka 2 minuter

Nätvärk eller nätverk?

Starta skyddsronden med att titta på en film som kan inspirera till reflektion kring er egen arbetsmiljö!

Se filmen här: https://www.youtube.com/watch?v=90k07B-05ws

Skyddsrond

Fungerande teknik

Ta ställning till frågorna nedan. Svaren sparas i en pdf-fil som ni kan arbeta vidare med i nästa steg, när ni tar fram en handlingsplan. Det går att avbryta och spara era svar när som helst under arbetets gång.

Fråga 1 av 18
Tillhandahåller verksamheten de digitala system och enheter som behövs i arbetet?

Tips:

För en god arbetsmiljö behövs rätt sorts digitala enheter. För personer som arbetar utanför kontoret kan exempelvis en dator vara svårhanterlig och då kan en surfplatta eller smartphone vara mer lämplig. Det gäller även andra digitala verktyg som krävs för arbetets utförande, exempelvis mät-eller kontrollverktyg.

Om verksamheten inte har digitala enheter eller system för att underlätta i arbetet bör ni göra en plan för hur ni kan köpa in dessa. Lyft fram behoven i budgetprocessen om det behövs.
Fråga 2 av 18
Fungerar de digitala systemen stabilt utan att hänga sig eller gå långsamt?

Tips:

Om systemen ofta hänger sig eller går långsamt kan det vara bra att utreda orsaken. Om det är systemet som är problemet prata med den i organisationen som ansvarar för systemet eller leverantören så det kan åtgärdas till nästa uppdatering.
Fråga 3 av 18
Finns tillräckligt snabbt och stabilt nätverk överallt på arbetsplatsen?

Tips:

Ett snabbt och stabilt nätverk är en förutsättning för att system ska kunna användas optimalt. Om det är återkommande problem bör ni prata med IT och låta en tekniker se över nätverket.
Fråga 4 av 18
Fungerar verksamhetens alla digitala system bra tillsammans?

Tips:

Även system som fungerar bra var för sig kan skapa problem om de inte fungerar tillsammans med andra system.

Denna typ av problem kräver ofta långsiktigt arbete eftersom flera system är inblandade. Om det inte går att lösa att systemen fungerar bättre tillsammans, kan en lösning vara att organisera om arbetet i den egna organisationen. Enskilda medarbetare kan behöva få ytterligare individuellt utformade stödåtgärder för att kunna utföra sitt digitala arbete optimalt.
Fråga 5 av 18
En annan organisation är driftansvarig för ett av systemen som er verksamhet använder. Om problem uppstår med systemet, kan ni påverka den andra organisationen så att de bättre kan anpassa systemet efter era behov?

Tips:

Ofta är de digitala verktygen ihopkopplade och beroende av andra system som kan finnas hos någon annan organisation. När problem inträffar kan det därför vara tekniskt svårt att avgöra var felet ligger. Dessutom kan det vara svårt att nå fram till den andra.

Denna typ av problem kräver ofta långsiktigt arbete över organisationsgränser. Om det inte går att få till en lösning så att systemen fungerar bättre kan ett alternativ vara att organisera om arbetet i den egna organisationen. Medarbetarna får turas om att använda systemet, få mer tid när de arbetar i det eller få ytterligare individuellt utformade stödåtgärder.
Fråga 6 av 18
Är alla digitala system färdigutvecklade innan medarbetarna börjar använda systemen i arbetet?

Tips:

Att införa nya system steg för steg, med gradvis ökande funktionalitet, kan vara en bra väg att utveckla och införa nya system. Däremot att införa halvfärdiga system på grund av brådska eller för att spara pengar innebär risker.

Ni kan efterfråga att systemet ska testköras innan införande. Inför endast system som ni upplever färdigutvecklade. Långsamt införande är ofta säkrare och bättre.
Fråga 7 av 18
Kan medarbetarna utföra sitt arbete utan att bli avbrutna av systemuppdateringar?

Tips:

Vissa arbetsuppgifter är tidskritiska och då kan en uppdatering innebära ett stresspåslag eftersom tid går förlorad. Vissa uppdateringar går inte att förutsäga när de sker eller hur länge de pågår vilket kan upplevas som kontrollförlust.

Uppdateringar kan planeras in. Undersök om det är möjligt att schemalägga uppdateringarna i de viktigaste systemen. Det kan behövas ett samtal med leverantören eller med den som är ansvarig i organisationen. Fundera över vilken tidpunkt som är mest lämplig för uppdateringar.
Fråga 8 av 18
Finns extra stödresurser att tillgå vid större systemförändringar?

Tips:

Det kan exempelvis handla om extra personal och backupsystem.

Om ni står inför en större systemförändring är det bra att göra en plan för införandet, inkludera extra stödresurser såsom extrapersonal och om möjligt även backupsystem.
Fråga 9 av 18
Finns reservlösningar eller reservenheter om verksamhetskritiska system skulle gå ner helt?

Tips:

Om verksamheten är helt beroende av ett system för att överhuvudtaget fungera är det bra att planera hur ni skulle hantera det faktum att systemet går ner. Planera in reservlösningar. Kan verksamheten fungera på någon nivå även om systemet skulle gå ner?
Fråga 10 av 18
Kan medarbetarna arbeta oavbrutet utan att bli utloggade på grund av att tiden för inaktivitet är för kort?

Tips:

Det är vanligt att behöva pausa en arbetsuppgift, exempelvis för att ta ett telefonsamtal eller betjäna en kund. Om tidsgränsen för utloggning vid inaktivitet är för snäv, kan det betyda att medarbetarna måste logga in gång på gång under arbetsdagen.

Om tidsgränsen för utloggning vid inaktivitet är för snäv, kan det betyda att medarbetarna måste logga in gång på gång under arbetsdagen. En bra lösning är att föra en dialog med den som ansvarar för systemet i organisationen eller med leverantören, så att detta kan åtgärdas vid nästa uppdatering.
Fråga 11 av 18
Finns det tillräckligt många datorer och andra tekniska hjälpmedel för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete utan att behöva vänta?

Tips:

Verksamheten behöver ha tillräckligt många digitala enheter för att onödiga väntetider inte ska uppstå i viktiga arbetsmoment. Om arbetsuppgifterna kräver ständig kontakt med de digitala systemen eller verktygen är det bra om alla kan ha en personlig dator, surfplatta eller smartphone.

Om det är för mycket väntetider behöver ni göra en plan för hur verksamheten kan köpa in fler digitala enheter och undersöka vilka slags enheter som är lämpligast. Lyft fram behoven i budgetprocessen.
Fråga 12 av 18
Tillhandahåller verksamheten nödvändiga tillbehör till de digitala enheterna?

Tips:

Exempel på nödvändiga tillbehör kan vara skärmar eller adaptrar.

Om verksamheten inte har nödvändiga tillbehör för att underlätta i arbetet behöver ni göra en plan för hur dessa ska köpas in. Kanske behöver ni lyfta fram behoven i budgetprocessen.
Fråga 13 av 18
Tillhandahåller verksamheten eluttag och kopplingar som krävs för att ansluta de digitala enheterna?

Tips:

Om arbetsuppgifterna ska utföras på flera platser, exempelvis i möteslokaler eller i klassrum, bör det finnas tillräckligt många kontakter, adaptrar och sladdar. Dessa ska även vara av rätt typ och tillräcklig långa för att koppla in alla digitala enheter som behövs.

Har verksamheten inte nödvändiga kontakter, adaptrar och sladdar behöver ni göra en plan för att dessa ska köpas in. Eventuellt behöver ni lyfta fram planen och era behov i budgetprocessen.
Fråga 14 av 18
Finns tillräckligt bra teknik till verksamhetens möten?

Tips:

För att arbetsplatsens möten ska fungera effektivt kan det behövas teknik som till exempel en dator, projektor eller mikrofon.

För att arbetsplatsens möten ska fungera effektivt kan det behövas teknik som till exempel en dator, projektor eller en mikrofon. Kan verksamheten dela på tekniken mellan mötesrum och kollegor kan det vara en lösning, men om mer teknik behövs måste ni planera in detta och lyfta fram behoven i budgetprocessen. Det är viktigt att utrustningen underhålls kontinuerligt.
Fråga 15 av 18
Fungerar verksamhetens skrivare bra?

Tips:

Är skrivaren bra placerad? Har den stabil uppkoppling? Skriver den ut tillräckligt snabbt och med hög kvalitet? Är den driftsäker, utan strul med pappersmatning?

Är skrivaren bra placerad? Har den stabil uppkoppling? Skriver den ut tillräckligt snabbt och med hög kvalitet? Är den driftsäker, utan strul med pappersmatning? Om det finns ett serviceavtal för skrivaren behöver det inte belasta verksamhetens budget. Är serviceavtalet för dyrt bör ni undersöka om det finns bättre alternativ.
Fråga 16 av 18
Kan trasiga digitala enheter och tillbehör ersättas så snabbt som verksamheten kräver?

Tips:

Undersök om ni kan påverka processen med den som är ansvarig för att ersätta digitala enheter och tillbehör. Kanske behöver ni göra en plan för detta och lyfta fram behoven i budgetprocessen.
Fråga 17 av 18
Är de digitala enheterna ergonomiskt väl utformade?

Tips:

För att göra en genomgång av ergonomin på arbetsplatsen behövs en expert. Företagshälsovården har ofta ergonomer som kan göra detta. Det finns många ergonomiskt utformade tangentbord och handledsskydd med mera.
Fråga 18 av 18
Är de digitala enheterna i verksamheten lätta att hantera fysiskt?

Tips:

För god arbetsmiljö behövs rätt sorts digitala enheter. För personer som arbetar utanför kontoret kan exempelvis en dator vara svårhanterlig och då kan en surfplatta eller smartphone vara mer lämplig.

De digitala enheterna behöver vara enkla att hantera fysiskt för att inte försvåra arbetsuppgifterna. En åtgärd kan vara att se över vilka digitala enheter verksamheten behöver och vilka som är mest lämpliga. Se också över om det behövs särskilda skydd för enheterna.

Bra jobbat!

Nu är ni klara med skyddsronden Fungerande teknik!

Glöm inte att spara pdf-filen med era svar. Använd pdf-filen när ni tar fram handlingsplanen i nästa steg. Innan ni går vidare till att ta fram en handlingsplan kan ni göra någon av de andra två skyddsronderna.

Aktivitet

Handlingsplan

Nu när skyddsronden är utförd har ni ett underlag för att kunna ta fram en handlingsplan. I handlingsplanen planerar ni hur åtgärder ska utföras, av vem och när.

Gruppaktivitet

Skapa en handlingsplan

60 min
Till aktivitet

Egna noteringar