Skyddsrond

Stöd för verksamheten

Starta aktiviteten med att titta på filmen. Därefter besvarar ni frågorna tillsammans.

Film

Starta skyddsronden med att titta på en film som kan inspirera till reflektion kring er egen arbetsmiljö!

Skyddsrond

Stöd för verksamheten

Ta ställning till frågorna nedan. Svaren sparas i en pdf-fil som ni kan arbeta vidare med i nästa steg, när ni tar fram en handlingsplan. Det går att avbryta och spara era svar när som helst under arbetets gång.

Fråga 1 av 12
Har medarbetarna digitala system som stöd för sina viktigaste arbetsuppgifter?
Ett bra digitalt system ska stödja verksamheten i viktiga arbetsuppgifter eller processer. De ska underlätta för medarbetarna att utföra sina arbetsuppgifter.
Fråga 2 av 12
Är de digitala systemen tillräckligt anpassade till verksamheten, så att medarbetarna inte behöver söka efter andra lösningar?
Vissa system kanske bara uppfyller delar av verksamhetens behov och i sådana lägen kan medarbetarna behöva hitta på egna lösningar för att komplettera systemet. Detta blir en omväg jämfört med om systemet kunde lösa arbetsuppgiften.
Fråga 3 av 12
Har de digitala systemen samma begrepp och språk som används i verksamheten?
Vissa digitala systemen använder andra termer, eller använder termer på ett annat sätt, än de begrepp som används i verksamheten. Begreppsförvirring kan leda till de digitala systemen blir svåra att förstå och använda. Om de digitala systemen dessutom använder olika begrepp sinsemellan kan medarbetarna behöva minnas mycket information eller hitta på egna lösningar för att komma runt problemen.
Fråga 4 av 12
Kan medarbetarna göra sitt jobb utan att de digitala systemen är allt för styrande i hur arbetet utförs?
Arbetsmiljöforskningen har tydligt visat att människor behöver ha inflytande och kontroll över sin arbetssituation för att må bra. Det gäller även de digitala systemen. Om de digitala systemen styr arbetssättet alltför mycket finns en risk att medarbetarna känner sig kontrollerade av systemet.
Fråga 5 av 12
Kan medarbetarna hantera de digitala systemen – inklusive de som används sällan?
Det kan vara svårt att lära sig och komma ihåg hur ni löser uppgifter eller hittar information i ett system som sällan används. Det hjälper inte med utbildning om användandet sker för sällan.
Fråga 6 av 12
När nya digitala system införs på er arbetsplats, sker det utan att arbetsuppgifter påverkas negativt?
Det är verksamhetens behov som ska styra hur systemet fungerar. Ett bra system ska ta bort eller förenkla arbetsuppgifter. Ibland tillkommer dock andra uppgifter för att systemet ska fungera. När det sker bör systemet vara till så pass stor hjälp och nytta att det överväger nackdelarna som systemet medför.
Fråga 7 av 12
Kan medarbetarna arbeta i de digitala systemen utan att känna sig övervakade?
Det finns system där arbetsgivaren kan följa vad medarbetarna gör eller var de är. Dessa system kan ibland vara ett stöd, men de kan också upplevas som kontrollerande.
Fråga 8 av 12
Kan medarbetarna enkelt och säkert få sina behörigheter ändrade om arbetsuppgifterna kräver det?
En medarbetare kan behöva nya och större behörigheter i ett digitalt system för att kunna utföra hela sin arbetsuppgift. När detta krävs, ska behörigheterna kunna ändras snabbt och enkelt.
Fråga 9 av 12
Har medarbetarna tillgång till snabb och bra hjälp när det inträffar fel i de digitala systemen?
Hjälpen kan bestå av en duktig kollega eller support. Att fråga sin kunniga kollega vid problem med digitala system är inte ovanligt. Fördelen är att de är insatta i arbetssituationen och kan snabbt ge stöd, men nackdelen är att de kanske inte får tid avsatt för denna arbetsuppgift. Att vara inofficiell support för sina kollegor innebär ständigt avbrott i det egna arbetet och ger krav. Planera istället för support och stöd. Det är nödvändigt att supporten förstår verksamhetens behov och den digitala utrustningen så bra som möjligt.
Fråga 10 av 12
Finns expertis tillgänglig för snabb hjälp med verksamhetskritiska system och teknik?
Att fråga sin kunniga kollega vid problem med digitala system är inte ovanligt. Fördelen är att de är insatta i arbetssituationen och kan snabbt ge stöd, men nackdelen är att de kanske inte får tid avsatt för denna arbetsuppgift. Att vara inofficiell support för sina kollegor innebär ständigt avbrott i det egna arbetet och ger krav. Utöver extrautbildade kollegor som kan lösa vardagliga frågor, behövs också experter som snabbt kan hjälpa till vid problem med verksamhetskritiska system och teknik.
Fråga 11 av 12
Finns det en fungerande policy för när medarbetarna förväntas vara tillgängliga på sin mobil och e-post?
Digitaliseringen medför möjlighet för vissa yrkesgrupper att arbeta på distans. Vissa medarbetare upplever det som positivt med möjlighet att styra mer över när och var arbetet utförs och att det är lättare att få ihop vardagspusslet. Det kan även medföra negativa aspekter, som otydliga krav på när medarbetarna ska vara tillgängliga och rädsla att missa någonting viktigt, som kan leda till stress.
Fråga 12 av 12
Finns det tydliga riktlinjer i vilka kanaler intern kommunikation ska ske och var information sparas?
Arbetsplatser får fler och fler kanaler för intern kommunikation vilket kan göra det svårt att minnas var kommunikationen har skett. Det tar tid att behöva leta information i mejlinkorgen, i ett internt kommunikationsverktyg, i en chatt-funktion i ett system, eller SMS på telefonen.

Bra jobbat!

Nu är ni klara med skyddsronden Stöd för verksamheten!

Glöm inte att spara pdf-filen med era svar. Använd pdf-filen när ni tar fram handlingsplanen i nästa steg. Innan ni går vidare till att ta fram en handlingsplan kan ni göra någon av de andra två skyddsronderna.

Aktivitet

Handlingsplan

Nu när skyddsronden är utförd har ni ett underlag för att kunna ta fram en handlingsplan. I handlingsplanen planerar ni hur åtgärder ska utföras, av vem och när.