Om digital arbetsmiljö

Den digitala arbetsmiljön är de delar av arbetet som rör digitala program och system.

En del av arbetsmiljön

Digitaliseringen påverkar stora delar av våra liv, inte minst vår arbetsmiljö. Det finns idag en uppsjö av digitala system för allt fler arbetsuppgifter i många verksamheter. Därför är det bra att prata om den digitala arbetsmiljön på samma vis som vi pratar om andra delar av arbetsmiljön.

Ringdiagram över områden inom arbetsmiljö, där alla områden är belysta. Ordet Arbetsmiljö finns i mitten av digarammet

Arbetsmiljön kan delas in i tre olika kategorier:

  • Fysisk
  • Organisatorisk och social
  • Digital
Ringdiagram över områden inom arbetsmiljö, där Fysisk arbetsmiljö är belyst.

Den fysiska arbetsmiljön

Handlar om exempelvis:

  • arbetslokaler
  • luftkvalitet
  • ergonomi
  • buller
Ringdiagram över områden inom arbetsmiljö, där Organisatorisk och social arbetsmiljö är belyst.

Organisatorisk och social arbetsmiljö

Handlar exempelvis om:

  • arbetsbelastning
  • kränkande särbehandling
  • arbetstidens förläggning
  • delaktighet
Ringdiagram över områden inom arbetsmiljö, där Digital arbetsmiljö är belyst.

Digital arbetsmiljö

Handlar till exempel om:

  • hur digitala system belastar hjärnan
  • hur tekniken stödjer verksamheten
  • samspelet mellan människa och teknik

Film

”Ni måste inte vara IT-experter för att arbeta med den digitala arbetsmiljön!”

Jonas Söderström, expert på digital arbetsmiljö, berättar om digital arbetsmiljö och hur vi kan arbeta med den.

Venndiagram som visar hur digital arbetsmiljö överlappar arbetsmiljöområden

Så hänger det ihop

Digital arbetsmiljö innefattar all teknik och digitala system på arbetsplatsen. Det kan vara allt från fjärrkontrollen i konferensrummet till företagets ekonomisystem.

I takt med digitaliseringen har arbetsmiljöproblemen ändrat karaktär. Många tunga och  fysiska arbetsuppgifter har ersatts av digitala system. Vilket har gjort arbetsmiljön bättre och säkrare. Däremot kan digitala system orsaka kognitiva arbetsmiljöproblem, där människans förmåga och kunskaper inte kommer till sin rätt.

De olika delarna av arbetsmiljön överlappar varandra och vissa arbetsmiljöproblem kan uppstå i det mötet.

Teknik anpassad till verksamheten

Bra digital arbetsmiljö

I en bra digital arbetsmiljö bidrar de digitala systemen till en effektiv verksamhet och underlättar för medarbetarna. God användbarhet innebär att de digitala systemen är anpassade till människorna som ska använda dem, och anpassade efter verksamhetens behov. I en bra digital arbetsmiljö fungerar tekniken väl.

Ringdiagram över digital arbetsmiljö som belyser området Anpassning till människan. I mitten av diagrammet står det Anpassning till människan.

God användbarhet innebär att systemen är

  • enkla att använda
  • intuitivt utformade
  • lätta att hitta i
  • implementerade på ett bra sätt
  • anpassade till mobila enheter

Bristande användbarhet innebär att det är

  • många klick
  • svårt att få en överblick och hitta
  • onödigt många steg
  • otillräcklig utbildning
  • bristande anpassning till mobila enheter
Ringdiagram över digital arbetsmiljö som belyser området Stöd för verksamheten. I mitten av diagrammet står det Stöd för verksamheten.

De digitala systemen är stöttande om de

  • bidrar till flexibla arbetssätt
  • gör administrationen enklare
  • hjälper medarbetare att fokusera på kärnuppgifterna
  • gör användarna mer självständiga

De digitala systemen brister i stöd om de

  • styr i detalj
  • ökar administrationen
  • övervakar
  • minskar flexibiliteten
Ringdiagram över digital arbetsmiljö som belyser området Fungerande teknik. I mitten av diagrammet står det Fungerande teknik.

När tekniken fungerar är den

  • stabil och går att lita på
  • förutsägbar med planerade avbrott
  • anpassad så att uppkopplingar och nätverk möter verksamhetens behov
  • utrustad med ändamålsenliga sladdar, skärmar, adaptrar, tangentbord och mobila enheter.

När tekniken strular

  • saknas kontakt med t.ex. servern
  • krånglar skrivare eller projektorer
  • kan systemen vara oförutsägbara och plötsligt stänga ned.

Vi belastas olika

Brister i den digitala arbetsmiljön

Om den digitala arbetsmiljön har brister kan vi påverkas negativt på flera sätt.

Belastningar på hjärnan och tänkandet kallas kognitiva belastningar. Den här typen av belastning är typisk inom digital arbetsmiljö. Digitala system som inte fungerar kan orsaka avbrott i tankebanan, stress och frustration eller rädsla för att göra fel. I värsta fall kan det leda till att medarbetarna känner sig otillräckliga.

Här finns exempel på belastningar av olika slag som kan uppstå i den digitala arbetsmiljön.

Fysisk påverkan

Fysisk påverkan

  • Tunga eller otympliga lyft
    På vissa arbetsplatser behöver digitala enheter och verktyg lyftas eller bäras. Där är det viktigt att säkerställa att verktygen är lätta och lämpliga för arbetsuppgiften, för att undvika belastning och skador.
  • Olämplig arbetsställning
    På en del arbetsplatser står, sitter eller rör sig medarbetare på ett sätt som påverkar kroppen negativt. Detta kan leda till skador som musarm, paddnacke och sms-tumme.
  • Bristande synergonomi
    Ögonen kan bli ansträngda av skärmanvändning. Detta kan leda till trötthet och koncentrationssvårigheter.
  • Stillasittande
    Mycket stillasittande i arbetet kan leda till hälsoproblem.

Social påverkan

Social påverkan

  • Många olika kanaler för kommunikation
    Att inte hitta rätt i alla kommunikationskanaler, såsom e-post, sms, och intranät, kan skapa kontrollförlust och en känsla av att missa viktig information.
  • Isolering
    Om digitala system ersätter mänsklig kommunikation och interaktion kan det leda till en minskad känsla av sammanhang och social isolering.
  • Ständigt tillgänglig
    Digital teknik kan öka omfattningen av kommunikation och krav på att ständigt vara tillgänglig och uppdaterad.
  • Flera saker samtidigt
    I vissa situationer behöver medarbetare försöka bemästra krånglande system eller teknik inför exempelvis arbetskamrater, elever eller patienter. Det här är orsakar stress på två sätt (dubbel stress): dels av systemet och dels av de som väntar.

Organisatorisk påverkan

Organisatorisk påverkan

  • Detaljstyrning
    Digitala system kan användas för att detaljstyra arbetet. Detaljstyrning kan också leda till en känsla av minskad tillit från arbetsgivaren.
  • Ökad administration
    Digitala system kan skapa fler arbetsuppgifter och minskad tid för verksamhetens kärnuppgifter.

Kognitiv påverkan

Kognitiv påverkan

  • Stora informationsmängder
    Om medarbetare behöver ta emot stora mängder information blir det en belastning på hjärna och minne. Det blir svårt att överblicka och urskilja vad som verkligen är relevant för den aktuella arbetsuppgiften.
  • Svårtolkade gränssnitt
    Komplicerade vyer och ikoner kan vara svåra att förstå och minnas vilket gör att tankekraft ägnas åt saker som inte är själva arbetsuppgiften.
  • Problem mellan systemen
    När tjänsterna i systemen av olika anledningar inte pratar med varandra eller påverkar varandra på oförutsedda sätt, behöver medarbetare anstränga sig för att hantera systemen och minnas mycket information.
  • Tekniska problem
    Oförutsägbara pauser och fördröjda reaktioner i systemen, exempelvis när system bara står still och snurrar kan skapa så kallad mikrostress.
  • Notifieringar eller larm
    Varje gång en notifiering dyker upp på skärmen avbryter den sannolikt en befintlig arbetsuppgift vilket gör att koncentrationsförmåga och fokus tappas. Ett överdrivet antal påminnelser kan också bidra till att larm inte upplevs som akuta vilket kan leda till att larmens syfte motverkas och att säkerheten minskar.
  • Uppdatering av system
    Vid uppdateringar behöver medarbetare lära sig och komma ihåg nya funktioner.
  • Hantering av lösenord
    Medarbetare kan bli frustrerade då de måste hitta på och komma ihåg nya lösenord. Särskilt om det här behöver göras när det är bråttom. Det är även en säkerhetsrisk att skriva ner dem.
  • Oregelbunden användning
    Om medarbetare inte använder ett system regelbundet är det svårt att hålla kunskap aktuell, till exempel hur de ska lösa uppgifter eller hitta information i det specifika systemet.

Därför påverkas vi

Belastning och återhämtning

Vi påverkas alltså både kognitivt, socialt och fysiskt av de digitala systemen och om påverkan upplevs som negativ blir det totalt sett en belastning för individen. Varje enskild påverkan behöver inte vara ett problem men när den totala belastningen blir för stor i kombination med för liten möjlighet till återhämtning kan det skapa både trötthet, frustration och stress. Det går alltså inte att titta på en isolerad händelse eller ett isolerat system. Omgivningen och andra livshändelser spelar också roll. En viktig del är hur dagen eller veckan i sin helhet ser ut.

Om det finns tid för återhämtning kan belastningen vara ganska hög vissa perioder utan att det blir ett problem.

Två medarbetare skrattar vid en dator i digital arbetsmiljö

Balans mellan krav och resurser

Krav är en naturlig del av arbetet och är i sig inte skadligt. Krav kan vara både stimulerande och positiva och bidra till att skapa mening i arbetet. Men om kraven överstiger de resurser som finns, så ökar risken för ohälsa och stress. Därför är det viktigt att de digitala systemen ger stöd och inte uppfattas som en belastning i arbetet.

Möt kraven som finns i arbetet med rätt resurser. Resurser likställs ofta med bemanning och ekonomi, men handlar också om digitala verktyg.  För att få kontroll kan utbildning i de digitala systemen vara en väg fram, och socialt stöd i det här sammanhanget handlar exempelvis om att ha kollegor att fråga, en bra support att ringa till. Om det finns tillräckliga resurser kan de fungera som ett slags buffert om arbetsbelastningen ökar under en period.

Chef och medarbetare tittar på en läsplatta och skrattar i digital arbetsmiljö

Möjlighet att påverka

För att människor ska må bra behöver de kunna påverka sin arbetssituation. Det kan betyda kontroll över hur arbetet ska utföras, när det ska utföras, var och i vilken ordning det ska utföras. Känslan att ha kontroll minskar osäkerhet.

Vem kan hjälpa till?

Att veta vem som ansvarar för vilket område underlättar när en fråga uppstår. Det kan se olika ut på olika arbetsplatser. Här finns tips på vem ni kan vända er till i olika frågor inom den digitala arbetsmiljön.

Chefer

  •  Det är chefen som bär det avgörande ansvaret för arbetsmiljön och kan behöva lyfta vissa frågor högre upp i organisationen.
  • Tillgång till datorer eller mobiltelefoner, bildskärmar, sladdar och standardmässiga tekniska tillbehör kan ofta den närmaste chefen köpa in.

IT-förvaltning eller IT-avdelning

  • Det är IT-förvaltningen som ansvarar för att tekniken fungerar som planerat. De kan uppdatera och upphandla teknik för att exempelvis förstärka nätverket eller öka kapaciteten. Ibland utgörs IT-driften av ett externt företag.
  • IT-avdelningen ansvarar och ger support för vissa system, medan de andra systemen ansvarar respektive leverantör för.
  • Vid teknikstrul går det att vända sig till IT-avdelningen.
  • Säkerhetsinställningar och ansvar för behörigheter ansvarar ofta en systemägare för.

Lokal IT-ansvarig

  • Enklare problem eller frågor angående teknik eller digitala system kan oftast en lokal IT-ansvarig hjälpa till med.
  • Teknikstrul kan lokal IT-ansvarig hjälpa till med.

Övrigt stöd

  • På arbetsplatsen finns ofta en medarbetare som är specialiserad på ett särskilt system – be hen om råd.
  • På upphandlingsavdelningen finns ofta medarbetare med särskilt ansvar för inköp av teknik och digitala system.
  • Vissa frågor om hur digitala system ska fungera i en verksamhet kan behöva utredas med hjälp av en expert, t.ex. inom människa-dator-interaktion.
  • Företagshälsovården kan bistå med expertis i den digitala arbetsmiljön, t.ex. i frågor om ergonomi och stress.
  • Vid problem med ett system som en annan organisation ansvarar för kan det vara svårare att få problemet åtgärdat.

Regleringar

Vad säger lagen?

Här finns exempel på delar från Arbetsmiljölagen som går att tillämpa på den digitala arbetsmiljön. Det finns även stöd att hämta i två olika föreskrifter som berör den digitala arbetsmiljön.

Arbetsmiljölagen

Exempel ur Arbetsmiljölagen:

De som tillhandahåller tekniska anordningar har ett ansvar för att anordningarna inte ska skapa ohälsa, det vill säga erbjuder betryggande säkerhet mot ohälsa och olycksfall (3 kap 8 § AML).

Arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hens eget arbete (2 kap. 1 § AML).

Arbetsmiljön ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala, samt tekniska utvecklingen i samhället (2 kap. 1 § AML).

AFS 2023:11

Exempel ur Användning av bildskärmar, AFS 2023:11, 3 kap

Programvara och system är lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov (7 § Programvara och system).

Programvaran är lätt att använda och kan anpassas till användarens kunskaper och erfarenheter, (7 § Programvara och system).

Systemen visar information i ett format och i en takt, som är anpassade till användaren.(7 § Programvara och system).

AFS 2023:2

Exempel ur Organisatorisk och social arbetsmiljö AFS 2023:2, 2 kap

Arbetsgivaren bör försäkra sig om att den teknik som används är utformad för och anpassad till det arbete som ska utföras.

Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna. (§8).

Illustrerade figurer som gör digital skyddsrond

Kom igång direkt

Jobba med digital arbetsmiljö

Gör en digital skyddsrond!

Undersök er digitala arbetsmiljö med hjälp av skyddsronder. Det är första steget för att minska IT-strulet och öka arbetsglädjen.

Kom igång direkt
Exempel

Så gör andra

Här finns artiklar om hur andra har arbetat med den digitala arbetsmiljön. Kanske är det något som kan ge er inspiration?