Så påverkas vi

När vi människor påverkas av digitala system reagerar vi ofta emotionellt, i olika omfattning. Negativ belastning kan motverkas genom att matcha krav och resurser och att det finns möjlighet att återhämta sig.

Belastningar

Vi påverkas på olika sätt

Om den digitala arbetsmiljön har brister kan vi påverkas negativt – på flera sätt.

Belastningar på hjärnan och tänkandet kallas kognitiva belastningar. Den här typen av belastning är typisk inom digital arbetsmiljö. Digitala system som inte fungerar tekniskt eller inte är anpassade till arbetsuppgiften och den som ska utföra arbetet kan orsaka avbrott i tankebanan, stress och frustration eller rädsla för att göra fel. I värsta fall kan det leda till att medarbetarna känner sig otillräckliga.

Här finns exempel på belastningar av olika slag som kan uppstå i den digitala arbetsmiljön.

  • Tunga eller otympliga lyft
    På vissa arbetsplatser behöver digitala enheter och verktyg lyftas eller bäras. Där är det viktigt att säkerställa att verktygen är lätta och lämpliga för arbetsuppgiften, för att undvika belastning och skador.
  • Olämplig arbetsställning
    På en del arbetsplatser står, sitter eller rör sig medarbetare på ett sätt som påverkar kroppen negativt. Detta kan leda till skador som musarm, paddnacke och sms-tumme.
  • Bristande synergonomi
    Om det är svårt att läsa av digitala system eller bildskärm kan ögonen bli ansträngda. Detta kan leda till trötthet och koncentrationssvårigheter.
  • Stillasittande
    Digitalisering kan leda till att mer stillasittande i arbetet. På sikt kan detta leda till hälsoproblem.
  • Många olika kanaler för kommunikation
    Att inte hitta rätt i alla kommunikationskanaler, såsom e-post, sms, och intranät, kan skapa kontrollförlust och en känsla av att missa viktig information.
  • Isolering
    Om digitala system ersätter mänsklig kommunikation och interaktion kan det leda till en minskad känsla av sammanhang och social isolering.
  • Ständigt tillgänglig
    Digital teknik kan öka omfattningen av kommunikation och krav på att ständigt vara tillgänglig och uppdaterad.
  • Flera saker samtidigt
    I vissa situationer behöver medarbetare försöka bemästra krånglande system eller teknik inför exempelvis arbetskamrater, elever eller patienter. Det här är orsakar stress på två sätt (dubbel stress): dels av systemet och dels av de som väntar.
  • Detaljstyrning
    Digitala system kan användas för att detaljstyra arbetet. Detaljstyrning kan också leda till en känsla av minskad tillit från arbetsgivaren.
  • Ökad administration
    Digitala system kan skapa fler arbetsuppgifter och minskad tid för verksamhetens kärnuppgifter.
  • Stora informationsmängder
    Om medarbetare behöver ta emot stora mängder information blir det en belastning på hjärna och minne. Det blir svårt att överblicka och urskilja vad som verkligen är relevant för den aktuella arbetsuppgiften.
  • Svårtolkade gränssnitt
    Komplicerade vyer och ikoner kan vara svåra att förstå och minnas vilket gör att tankekraft ägnas åt saker som inte är själva arbetsuppgiften.
  • Problem mellan systemen
    När tjänsterna i systemen av olika anledningar inte pratar med varandra eller påverkar varandra på oförutsedda sätt, behöver medarbetare anstränga sig för att hantera systemen och minnas mycket information.
  • Tekniska problem
    Oförutsägbara pauser och fördröjda reaktioner i systemen, exempelvis när system bara står still och snurrar kan skapa så kallad mikrostress.
  • Notifieringar eller larm
    Varje gång en notifiering dyker upp på skärmen avbryter den sannolikt en befintlig arbetsuppgift vilket gör att koncentrationsförmåga och fokus tappas. Ett överdrivet antal påminnelser kan också bidra till att larm inte upplevs som akuta vilket kan leda till att larmens syfte motverkas och att säkerheten minskar.
  • Uppdatering av system
    Vid uppdateringar behöver medarbetare lära sig och komma ihåg nya funktioner.
  • Hantering av lösenord
    Medarbetare kan bli frustrerade då de måste hitta på och komma ihåg nya lösenord. Särskilt om det här behöver göras när det är bråttom. Det är även en säkerhetsrisk att skriva ner dem.
  • Oregelbunden användning
    Om medarbetare inte använder ett system regelbundet är det svårt att hålla kunskap aktuell, till exempel hur de ska lösa uppgifter eller hitta information i det specifika systemet.

Därför påverkas vi

Belastning och återhämtning

Vi påverkas alltså både kognitivt, socialt och fysiskt av de digitala systemen och om påverkan upplevs som negativ blir det totalt sett en belastning för individen. Varje enskild påverkan behöver inte vara ett problem men när den totala belastningen blir för stor i kombination med för liten möjlighet till återhämtning kan det skapa både trötthet, frustration och stress. Det går alltså inte att titta på en isolerad händelse eller ett isolerat system. Omgivningen och andra livshändelser spelar också roll. En viktig del är hur dagen eller veckan i sin helhet ser ut.

Om det finns tid för återhämtning kan belastningen vara ganska hög vissa perioder utan att det blir ett problem.

Balans mellan krav och resurser

Krav är en naturlig del av arbetet och är i sig inte skadligt. Krav kan vara både stimulerande och positiva och bidra till att skapa mening i arbetet. Men om kraven överstiger de resurser som finns, så ökar risken för ohälsa och stress. Därför är det viktigt att de digitala systemen ger stöd och inte uppfattas som en belastning i arbetet.

Möt kraven som finns i arbetet med rätt resurser. Resurser likställs ofta med bemanning och ekonomi, men handlar också om digitala verktyg. Vid hantering av fysiska krav kan resurser till exempel vara ett hjälpmedel eller möjligheten att rotera vid arbetsstationer för att minska monotona rörelser. För att få kontroll kan utbildning i de digitala systemen vara en väg fram, och socialt stöd i det här sammanhanget handlar exempelvis om att ha kollegor att fråga, en bra support att ringa till.

Om det finns tillräckliga resurser kan de fungera som ett slags buffert om arbetsbelastningen ökar under en period.

Möjlighet att påverka

För att människor ska må bra behöver de kunna påverka sin arbetssituation. Det kan betyda kontroll över hur arbetet ska utföras, när det ska utföras, var och i vilken ordning det ska utföras. Känslan att ha kontroll minskar osäkerhet.

Fördjupning

Arbeta vidare med krav och resurser

Vill ni veta mer? I Suntarbetslivs verktyg OSA-kollen finns kunskaper, film och stöd för att skapa balans mellan krav och resurser på er arbetsplats!

Jobba med digital arbetsmiljö

Hur ser det ut hos er?

Här hittar ni alla aktiviteter som Digi-ronden erbjuder: en uppstartsaktivitet där ni pratar om er digitala arbetsmiljö, digitala skyddsronder och stöd för att ta fram en handlingsplan. Lycka till!