Stöd för verksamheten

I en god digital arbetsmiljö är de digitala systemen ett tydligt stöd för verksamheten. De bidrar till bättre kvalitet och en ökad effektivitet i arbetet.

Om stöd för verksamheten

Vad innebär stöd för verksamheten?

Digitala system ska förenkla arbetet och ge medarbetare mer tid att fokusera på arbetsuppgiften. Tekniken och de digitala systemen behöver fungera bra för just era arbetsuppgifter. Ett system som passar utmärkt för en annan verksamhet behöver nödvändigtvis inte fungera hos er. Välfungerande digitala system kan bidra till att skapa en attraktiv, modern arbetsplats dit medarbetare aktivt söker sig, stannar och mår bra.

Är systemen ett stöd för verksamheten?

Digitala system kan bidra med många fördelar, men en förutsättning för att ha nytta av systemen är att de faktiskt används.

Är systemen inte tillräckligt väl utformade för verksamheten kommer systemen antagligen inte användas som det är tänkt och medarbetarna kommer hitta andra lösningar istället.

Undersök verksamhetens behov

När ett nytt digitalt system ska införas är det viktigt att undersöka vissa aspekter, exempelvis i vilka sammanhang ska systemet användas och för vilka arbetsuppgifter. Säkerhetsfrågor är också någonting som bör inkluderas i utvärderingen.

När systemet är installerat behöver medarbetarna få utbildning och stöd. Det kan vara svårt för medarbetarna att veta vad de behöver lära sig förrän de använt systemet en tid. Därför ska återkommande utbildningstillfällen och möjlighet till repetition planeras in. Verksamhetsstödet bör inkludera en införande- och utbildningsplan över digitala system.

Film

”Det är du som är expert på det arbete som ska utföras. Därför är det viktigt att du får påverka systemen!”

Jonas Söderström, expert på digital arbetsmiljö, berättar om hur digitala system måste passa för verksamheten för att kunna ge rätt stöd.

God digital arbetsmiljö

Digitala system som stöd

I en god digital arbetsmiljö är de digitala systemen ett stöd för verksamheten. De underlättar arbetet för medarbetarna på flera olika sätt. Om systemen inte är utformade efter verksamhetens behov kan de minska effektiviteten och skapa arbetsmiljöproblem.

Det ger stöd om de digitala systemen

  • bidrar till flexibla arbetssätt
  • gör administrationen enklare
  • hjälper medarbetare att fokusera på kärnuppgifterna
  • gör användarna mer självständiga

De digitala systemen brister i stöd om de

  • styr i detalj
  • ökar administrationen
  • övervakar
  • minskar flexibiliteten

Så påverkas vi

När digitala systemen inte är ett stöd

Det kan vara svårt att bedöma ett enskilt systems påverkan på verksamheten, eftersom belastningar både upplevs och påverkar medarbetare på olika sätt. Därför är det viktigt att ha kontinuerlig dialog om digital arbetsmiljö på arbetsplatsen.

Balansera krav och resurser

Stöd och support minskar stress

Rätt stöd kan bidra till att skapa bättre balans mellan krav och kontroll. Ett viktigt stöd som kan skapa mer lugn är att det finns en tillgänglig support som förstår medarbetarnas situation och därför kan ge rätt typ av hjälp.

Är stödet inte tillräckligt stort eller om supporten inte förstår medarbetarnas situation belastas medarbetaren. Inget stöd eller support – hur bra det än är – kan kompensera för en dåligt utformad produkt.

Exempel på stöd i verksamheten

  • Installera inbyggda hjälpfunktioner i de digitala systemen, såsom informativa guider.
  • Ha beskrivningar och manualer som är tillgängliga även om systemet är nere.
  • Ha en supportavdelning som finns tillgänglig snabbt vid behov.
  • Använd en lokal IT-support för de verksamhetsspecifika systemen.
  • Erbjud medarbetarna tillräckliga behörigheter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter i systemen.
  • Ställ in systemen så medarbetarna inte loggas ut inom snäva tidsramar.

Planera in stöd och support

Att fråga sin kunniga kollega vid problem med digitala system är inte ovanligt. Fördelen är att de är insatta i arbetssituationen och kan snabbt ge stöd, men nackdelen är att de kanske inte får tid avsatt för denna arbetsuppgift. Att vara inofficiell support för sina kollegor innebär ständigt avbrott i det egna arbetet och ger krav. Planera istället för support och stöd – både i vardagssituationer och när nya system ska införas. Kanske kan den kunniga kollegan få en officiell roll som support och minska sina andra arbetsuppgifter? Eller så kanske det passar bättre med extern hjälp. Undersök vilket typ av stöd som behövs och planera utifrån det.

Jobba med digital arbetsmiljö

Gör en digital skyddsrond

En digital skyddsrond är ett hjälpmedel för att systematiskt undersöka och förebygga risker i den digitala arbetsmiljön. Med skyddsronden kan ni också identifiera styrkor som ni vill bevara eller vidareutveckla.