Tips för ökad delaktighet

Här finns fördjupning och stöd för att vidareutveckla verksamheten eller förebygga risker i den digitala arbetsmiljön.

Fem sätt att förbättra den digitala arbetsmiljön

Medarbetarna behöver vara delaktiga för att säkerställa att den digitala arbetsmiljön blir ett stöd och inte ett hinder i det vardagliga arbetet. Det finns flera sätt att arbeta förebyggande med den digitala arbetsmiljön:

  • Undersök verksamhetens behov.
  • Anpassa systemen efter verksamhetens behov.
  • Anpassa arbetssättet efter systemet.
  • Upphandla och inför nytt system.
  • Skapa samsyn om när medarbetare ska vara tillgängliga.

Ny teknik skapar nya möjligheter, men tekniken ska förstås samspela med verksamheten för att det ska finnas en poäng med den. En förändrad arbetssituation kan vara en drivkraft för nya tekniska lösningar, men ibland är det tvärtom: nya tekniska lösningar tvingar fram förändrade arbetssätt som inte är önskvärda.

Ifrågasätt syftet med systemet i första hand när det är för detaljstyrt eller kontrollerande. Oavsett anledningen till att ett system införts ska det naturligtvis fungera friktionsfritt för medarbetarna, men att göra systemet mer lättanvänt är inte alltid den bästa lösningen. Ett vanligt problem i den digitala arbetsmiljön är att digitala system installeras utan att tillföra tillräckligt med nytta. I vissa fall är det därför viktigare att fokusera på de bakomliggande värderingarna och drivkrafterna än att fokusera på att fixa detaljer i den tekniska lösningen.

Vilka behov har ni?

När digitala system ska införas – börja med att klargöra de bästa lösningarna. Inled processen med att fundera över det digitala systemets syfte:

  • Gör systemet nytta för verksamheten och i mötet med de människor verksamheten är till för?
  • Gör systemet nytta för medarbetarna? Det vill säga: förenklar det arbetsuppgifterna, minskar stress och stödjer administration?

Underlätta identifieringen av tänkbara risker genom att sätta upp tydliga mål för användningen av det digitala systemet och gör rimliga bedömningar av fördelarna med det. För att säkerställa att det blir rätt lösning för er:

  • Formulera organisationens utmaningar: Vad ska utvecklas och för vem?
  • Undersök medarbetarnas behov: Vad behöver de för att utföra sina arbetsuppgifter?

Anpassa systemen

Många system är möjliga att konfigurera på en rad olika sätt. I det enklaste fallet kan det vara att anpassa systemets utseende efter verksamhetens profil, såsom färg eller form. Större system kan oftast anpassas på många andra sätt, men det kan krävas insatser av konsulter.

Beskriv de förväntade nyttorna på ett realistiskt och tydligt sätt för att beräkna om investeringarna verkligen innebär en effektivisering. I SKL:s Innovationsguiden finns stöd och metoder för att hitta rätt lösning för verksamhetens behov.

Gå till Innovationsguiden
(länken öppnas i ett nytt fönster)

Anpassa arbetssättet

Om systemet inte går att byta ut eller anpassa efter verksamhetens behov, kan en möjlig åtgärd vara att förändra arbetssättet kopplade till systemet. Minimera antalet personer som använder systemet – förhoppningsvis kan verksamheten utse ett fåtal personer. Fördelen skulle vara att de få medarbetarna blir bättre tränade i att använda systemet och kan utföra uppgiften mer effektivt.

Påverka vid upphandling

Att utföra riskbedömningar inför förändringar i verksamheten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Riskerna med en förändring, såsom ett nytt digitalt system, kan bedömas utifrån medarbetarnas kunskaper om verksamheten och kräver alltså inte detaljkunskaper om det nya systemet. När medarbetare är delaktiga i processen att välja nya system och utforma nya arbetsverktyg blir de nöjdare, samtidigt som supportkostnaderna minskar. Även indirekta kostnader i form av missnöje och ohälsa minskar.

Frågor vid planering av införandet av nytt digitalt system:

  • Är tidpunkten för införandet rimlig, så den inte sammanfaller med exempelvis en intensiv arbetsperiod?
  • Har ni planerat in rimlig tid för utbildning, anpassning och införandestöd?
  • Har nya arbetsuppgifter som det nya digitala systemet medför räknats in i den totala arbetsbelastningen?
  • Hur mycket administration och underhåll kommer krävas i förhållande till de förväntade nyttorna?

Prevent har stöttande checklistor för riskbedömning inför införandet av digitala system, samt checklistor för att ställa arbetsmiljökrav på upphandlingen.

Till checklistan Inför rätt IT
(länken öppnas i nytt fönster)

Var går gränsen mellan arbete och fritid?

Digitaliseringen medför möjlighet för vissa yrkesgrupper att arbeta på distans. Vissa medarbetare upplever det som positivt med möjlighet att styra mer över när och var arbetet utförs och att det är lättare att få ihop vardagspusslet. Det kan även medföra negativa aspekter, som otydliga krav på när medarbetarna ska vara tillgängliga och rädsla att missa någonting viktigt, som kan leda till stress.

Genom att skapa gemensamma spelregler för verksamheten går stressen att förebygga. Dessa frågor kan hjälpa er att utforma en policy:

  • I vilka kanaler ska olika typer av kommunikation ske?
  • Vilka tider på dygnet förväntas medarbetarna vara tillgängliga?
  • Hur ser medarbetarnas olika behov ut?
  • Hur ska e-post vara formulerade och vilka människor ska få en kopia?
  • Hur snabbt förväntas det att medarbetarna ska svara på e-post, telefonsamtal eller dylikt?

Jobba med digital arbetsmiljö

Hur ser det ut hos er?

Här hittar ni alla aktiviteter som Digi-ronden erbjuder: en uppstartsaktivitet där ni pratar om er digitala arbetsmiljö, digitala skyddsronder och stöd för att ta fram en handlingsplan. Lycka till!